L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937, ha rinnovato la normativa riguardante la protezione delle

persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, al fine di creare uno standard minimo per la protezione

dei diritti dei whistleblowers in tutti gli Stati Membri. L’Italia ha attuato la Direttiva Europea con il D.lgs. 10

marzo 2023 n. 24.

Con l’adozione della presente Policy, la società STONE ITALIANA SPA ha inteso conformarsi alle suddette

prescrizioni normative, nonché agli indirizzi forniti al riguardo da ANAC.

L’obiettivo perseguito è quello di fornire al whistleblower, ovvero a chi segnala le violazioni, chiare indicazioni

operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni.

Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla

ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa. Ai sensi dell’art. 5, co. 1, lett. e) del Decreto, la presente

policy fornisce quindi informazioni sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni

interne ed esterne.

1. SOGGETTI SEGNALANTI

a) Le segnalazioni possono essere effettuate dai seguenti soggetti:

lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori che svolgono:

– l’attività a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato,

di lavoro accessorio (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. n.81/2015);

– prestazioni occasionali (ai sensi dell’art. 54-bis del D.L. n. 50/2017, conv. dalla Legge n.96/2017);

b) lavoratori autonomi

– con contratto d’opera (art. 2222 C.c.);

– con rapporto di collaborazione (di cui all’art. 409 c.p.c.), come i rapporti di agenzia, di rappresentanza

commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera

continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato;

– con rapporto di collaborazione che si concreta in prestazioni di lavoro esclusivamente personali,

continuative e le cui modalità di esecuzione sono organizzate dal committente;

c) d) e) collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che

realizzano opere in favore della Società;

liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;

volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

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1DAL 1979 TECNOLOGIA E DESIGN DELLE SUPERFICI

f) l’azionista e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza,

anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società (ad esempio, componenti

del Cda).

La tutela delle persone segnalanti (art. 6 della presente Policy) si applica anche qualora la segnalazione o la

divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

a) quando il rapporto giuridico sopra descritto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono

state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

b) durante il periodo di prova;

c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state

acquisite nel corso del rapporto stesso.

2. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE E SEGNALAZIONI ESCLUSE

Possono essere effettuate le segnalazioni indicate nella seguente tabella:

Numero dipendenti Oggetto della segnalazione

con 50 o più

dipendenti

– illeciti europei e nazionali (vedi infra

punti a) e b)

(art. 3, co. 2, lett. a), D.lgs. n.24/2023)

Più in dettaglio, le violazioni indicate nella tabella precedente possono riguardare:

a) violazioni di disposizioni nazionali o europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori:

servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza

e conformità del prodotti; tutela dell’ambiente; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati

personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

b) violazioni di disposizioni europee che consistano in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari

dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano

l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamate;

c) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001.

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3. CANALI DI SEGNALAZIONE: INTERNO, ESTERNO, DIVULGAZIONE PUBBLICA

La Società ha istituito un canale di segnalazione interna che garantisce la riservatezza dell’identità della persona

segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del

contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Ricordiamo che si deve procedere innanzitutto alla segnalazione Whistleblowing utilizzando il canale interno.

La segnalazione tramite il canale esterno, istituito e gestito da ANAC, può essere effettuata solo a determinate

condizioni e, la divulgazione pubblica a condizioni ancora più rigorose, ferma restando la possibilità di

effettuare denunce all’autorità giudiziaria.

4. CONTENUTO E MODALITA’ DI PRESENTAZIONE DELLE SEGNALAZIONI

La segnalazione whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:

– quando si hanno informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla

base di elementi concreti, potranno essere commesse, di disposizioni normative nazionali o dell’Unione

europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, nonché riguardanti condotte volte

ad occultare tali violazioni

e

3

– tali informazioni siano apprese, o i sospetti siano sorti, nell’ambito del contesto lavorativo.

Non potranno essere prese in considerazione segnalazioni inerenti:

– a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante;

– ai rapporti individuali di lavoro o collaborazione del segnalante con la Società, ovvero con figure

gerarchicamente sovraordinate;

– ad aspetti della vita privata del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con

l’attività aziendale e/o professionale.

Inoltre, non sono consentite segnalazioni:

– pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato;

– relative a violazioni che il segnalante sa non essere fondate.

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Contenuti della segnalazione

La segnalazione, a pena di inammissibilità, deve contenere:

1. i dati identificativi della persona segnalante e un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;

2. la descrizione chiara, completa e circostanziata dei fatti oggetto di segnalazione;

3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una

descrizione dei fatti oggetto della segnalazione specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e

ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;

4. le generalità od altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i ritenuto/i responsabile/i dei

fatti segnalati;

5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

6. l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;

7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

8. nel caso di utilizzo del canale analogico, la dichiarazione espressa di voler beneficiare delle tutele in

materia whistleblowing, ad es. inserendo la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.

Modalità di segnalazione

Le segnalazioni whistleblowing possono essere effettuate con le seguenti modalità:

su richiesta del segnalante tramite un incontro diretto con l’Ufficio Gestione Whistleblowing (Paola

Dalla Valle e Annalisa Dalla Valle)

attraverso la posta ordinaria inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella

prima busta, i dati identificativi del segnalante unitamente al documento di identità;

nella seconda busta, l’oggetto della segnalazione con la relativa documentazione;

entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando all’esterno la dicitura

“Riservata al Gestore delle Segnalazioni” e indirizzandola all’Ufficio Gestione Whistleblowing di Stone

Italiana spa.

Segnalazioni anonime

Non verranno prese in considerazione segnalazioni anonime ovvero segnalazioni dalle quali non è

possibile ricavare l’identità del segnalante.

Le segnalazioni anonime verranno registrate dal gestore delle segnalazioni e conservate.

In ogni caso le misure di protezione a tutela del segnalante si applicano solo se la persona segnalante venga

successivamente identificata e abbia subito ritorsioni.

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Trasmissione delle segnalazioni

Le segnalazioni whistleblowing devono essere inviate all’Ufficio Gestione Whistleblowing, conformemente al

canale di segnalazione adottato.

Si precisa infine che il ricevimento delle segnalazioni viene sospeso nel periodo di chiusura dell’Azienda.

5. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Con la presente procedura è regolato il processo di ricezione, analisi e trattamento di segnalazioni di condotte

illecite di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il gestore della segnalazione (di seguito anche il

“gestore” o “ricevente”) opera nei modi di seguito indicati:

Ricezione della segnalazione

Il ricevente rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla

data di ricezione. L’avviso verrà inviato al recapito indicato dal segnalante e, qualora non indicato, la

segnalazione verrà archiviata.

Le segnalazioni anonime vengono registrate e ne viene conservata la documentazione.

La Società procederà all’archiviazione delle segnalazioni giunte per posta ordinaria attraverso idonei strumenti

che consentano di garantire la riservatezza (es. all’interno di archivi protetti da misure di sicurezza).

La segnalazione effettuata oralmente – nelle forme indicate nella presente Policy – è documentata a cura del

gestore della segnalazione che redigerà un verbale dell’incontro che sarà sottoscritto sia dal gestore che dal

segnalante e di cui verrà fornita copia a quest’ultimo.

Rapporti con il segnalante e integrazioni della segnalazione

Il ricevente mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni.

In caso di verbale redatto a seguito di incontro con la persona segnalante, questa può rettificare il verbale

dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Esame della segnalazione

Il ricevente dà seguito alle segnalazioni ricevute, valutando la sussistenza della legittimazione del segnalante e

che la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione della norma; segue la valutazione delle circostanze di

tempo e luogo in cui si è verificato il fatto.

All’esito della verifica preliminare:

– se non sussistono i presupposti si procede all’archiviazione della segnalazione, con motivazione delle

ragioni;

– se sussistono i presupposti viene avviata l’istruttoria.

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Istruttoria

Il ricevente garantisce il corretto svolgimento dell’istruttoria attraverso:

– la raccolta di documenti e di informazioni;

– il coinvolgimento di soggetti esterni (nel caso in cui sia necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di

professionisti terzi) o di altre funzioni aziendali, che hanno l’obbligo di collaborare con il gestore della

segnalazione;

– l’audizione di eventuali altri soggetti interni/esterni, ove necessario.

L’istruttoria viene svolta in conformità dei seguenti principi:

– vengono adottate le necessarie misure per impedire l’identificazione del segnalante e delle persone

coinvolte;

– le verifiche vengono condotte da persone dotate della necessaria preparazione e le attività vengono

tracciate e archiviate correttamente;

– tutti i soggetti coinvolti nella valutazione mantengono la riservatezza delle informazioni ricevute, salvo

diversa previsione di legge;

– le verifiche si svolgono garantendo l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, la

divulgazione e la conservazione di informazioni personali e assicurando che le esigenze dell’indagine

siano bilanciate con quella della tutela della privacy;

– vengono garantite le opportune misure per gestire eventuali conflitti di interessi qualora la segnalazione

riguardasse il ricevente.

Riscontro al segnalante

Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza

del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il ricevente fornisce riscontro in merito alla

segnalazione, comunicando alternativamente:

– l’archiviazione, fornendo le ragioni della decisione, oppure

– la fondatezza della segnalazione e l’invio agli organi interni competenti per i relativi seguiti, oppure

– l’attività svolta e ancora da svolgere (nel caso di segnalazioni che comportino, ai fini delle verifiche,

un’attività di accertamento di maggior tempo) e le eventuali misure adottate (provvedimenti adottati o

rinvio all’Autorità competente).

6. Conflitto di interessi

Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi, in quanto ad esempio soggetto segnalato o

segnalante, la segnalazione verrà gestita dal Responsabile Amministrativo – d.ssa Soliman Luisa.

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7. Protezione del segnalante e sua responsabilità

I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione. La legge prevede infatti che coloro che facciano la

segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura

organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro,

ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti.

I motivi che inducono la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini

della sua protezione.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, od anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad

oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti

siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità

giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni

estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in

essere.

Peraltro, le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite devono essere comunicate ad ANAC, alla quale

sola è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed

applicare, in assenza di prova da parte della Società che la misura presa sia estranea alla segnalazione, una

sanzione amministrativa pecuniaria.

Trattamento dei dati personali. Riservatezza

Ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del decreto

legislativo 30 giugno 2003, n.196 e degli artt.13 e 14 del Decreto; inoltre, l’inosservanza degli obblighi di

riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla

legge.

L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito della segnalazione whistleblowing è

disponibile nelle bacheche aziendali e sul sito internet.

Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al

trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione

dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e di protezione dei

dati personali.

Responsabilità del segnalante

La Società garantisce al segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) in merito

alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi

confronti provvedimenti disciplinari.

La presente procedura lascia inoltre impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del

segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art.

2043 del Codice civile.

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7DAL 1979 TECNOLOGIA E DESIGN DELLE SUPERFICI

Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso

della procedura di segnalazione whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate

al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di

intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa.

8. Sistema sanzionatorio

In tema di regime sanzionatorio ANAC applica le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta ritorsioni, o che la segnalazione è stata ostacolata o si è tentato

di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono

state adottate procedure per effettuare e gestire le segnalazioni, ovvero che l’adozione di tali procedure

non è conforme, nonché quando accerta mancata verifica/analisi delle segnalazioni ricevute;

• da 500 a 2.500 euro nei confronti del segnalante, qualora sia accertata la sua responsabilità civile, a

titolo di dolo o colpa grave, per diffamazione e calunnia.

9. Entrata in vigore e modifiche

La presente policy entrerà in vigore il 14/12/2023. Con la sua entrata in vigore tutte le disposizioni in

precedenza adottate in materia, in qualsiasi forma comunicate, devono intendersi abrogate, qualora

incompatibili o difformi, poiché sostituite dalle presenti.

La Società provvederà alla necessaria pubblicità e all’affissione nella bacheca aziendale della policy.

Tutti i dipendenti possono proporre, quando ritenuto necessario, integrazioni motivate alla presente policy; le

proposte verranno esaminate dalla Direzione Generale della Società.

La presente policy resta comunque soggetta periodicamente a revisione.

Zimella, 14 dicembre 2023 STONE ITALIANA SPA

Rev.0

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